Business case

12 oktober 2022

ET MØDE ER IKKE BARE ET MØDE

Comwell er til for den professionelle gæst. Hver dag tager vi imod møde- og konferencegæster hele landet over. Mange besøger os flere gange, og en stor del af vores professionelle gæster er faste og tilbagevendende på hotellerne. Læs med her, hvor vi løfter for hemmeligheden bag vores prisvindende koncept MeetingDesign.

Af Mia Klit Jakobsen

I Comwell skabes relationer på kryds og tværs. Nogle forretningsgæster danner base på et udvalgt hotel, mens andre nyder godt af, at Comwell er en landsdækkende kæde. De kan derfor holde konferencer og møder i flere dele af landet - men stadig have trygheden i Comwell som brand, den service vi står for og de velkendte fysiske rammer, de møder på hotellerne. Genkendelighed skaber tryghed, og det er én af de ting, som vores professionelle gæster nævner igen og igen.

MeetingDesign: Mødeplanlægning anno 2022
Siden det første Comwell hotel så dagens lys, har vi specialiseret os i møder og konferencer. Vores mange års erfaring, med en bred skare af forretningsgæster, blev i år 2000 konceptualiseret og navngivet MeetingDesign. Siden da har vores MeetingDesign mødekoncept vundet adskillige priser og befundet sig i centrum af vores strategiske arbejde, da vi fortsat vil være førende på møder og konferencer. 

Selvom vores MeetingDesign koncept er syretestet og finetunet, så det i dag indeholder formlen for udbytterige og optimerede møder, så er MeetingDesign meget mere end en processkabelon og en tjekliste. Afgjort, vores MeetingDesigners arbejder med masser af tjeklister i hverdagen, men hvad er det præcist, der får MeetingDesign til at leve, skabe værdi og give vores gæster lysten til at komme tilbage gang på gang; eller modet til at vælge os for første gang?

MeetingDesign DNA'et
Mennesker skaber koncepter og ikke omvendt. Vi er ikke et sekund i tvivl om, at råstyrken i Comwells MeetingDesign ligger hos de ildsjæle, som hver eneste dag møder ind og sikrer kvaliteten i den gæsteoplevelse, som Comwell er kendt for. Nøglen, til at forstå præcist hvad, der gør Comwell til den professionelle gæsts foretrukne samarbejdspartner, findes i vores dedikerede MeetingDesigners, som er grundstenen i konceptet.

Mød "den erfarne" og "en rising star”
Mød to af vores talenter på Comwell Kongebrogaarden: MeetingDesigner Lisbeth Kristensen på 36 år; med hele 10 år (4 heraf som MeetingDesigner) på hotel Kongebrogaarden og endnu flere i Comwell regi. MeetingDesigner Jonas Dupont Duvander på 27 år, der i november kan fejre sit første år hos Comwell. På trods af de knap 10 års aldersforskel, har de to MeetingDesigners én ting til fælles - deres fælles passion for arbejdet med MeetingDesign og deres kærlighed til branchen. En yderligere fællesnævner for de to er, at de begge kommer med solide uddannelser i hospitality management og dermed deler det teoretiske fundament.

Jonas kommer fra en stilling som møde- og event supervisor på et kontorhotel i København K. Da jeg spørger til hans jobskifte, forklarer han med et skævt smil og lys i øjnene, at stemningen på et hotel bare har "den der særlige buzz", som man ikke finder andre steder. Det er tydeligt at se på Lisbeth, at hun deler samme mening, hvilket hendes hele 10 år på Kongebrogaarden vidner om.

Kamæleoner
Da jeg spørger til, hvad Lisbeth og Jonas hver især elsker ved MeetingDesign jobbet, er svaret klart: En kombination af de koordinerende opgaver med møder, salg og en virkelig bred skare af gæster. Lisbeth forklarer, at de i hverdagen har at gøre med alt fra den øverste ledelse i de store virksomheder til studentermedhjælperen i en anden type virksomhed. Hun fortæller, at de typer af møder, man oftest ser på Kongebrogaarden er bestyrelsesmøder og seminarer, hvortil Jonas tilføjer den velkendte gruppe med uddannelse som formål.

Det er derfor altafgørende, at man som MeetingDesigner i Comwell ikke bare er excellente som mødeplanlægger men mindst lige så vigtigt, at man har evnen til at være i øjenhøjde med alle typer mennesker. “Vi er jo bare Lisbeth og Jonas egentlig”, siger Lisbeth smilende, hvortil Jonas tilføjer: “Kamæleoner kan du kalde os”. At dømme ud fra begges udstråling er der ingen tvivl om, at Lisbeth og Jonas er typerne, der møder alle gæster med den varme og imødekommenhed, der er så vigtig i lige netop deres arbejde.

meetingdesigners på comwell kongebrogaarden lisbeth og jonas i et portrætbillede med blåt gardin i baggrunden. De kigger på hinanden og smiler

Synlighed for gæsten
Ét element i MeetingDesign, som går igen, er synligheden. Den professionelle gæst skal mødes med personlighed - uanset om de kommer til et mindre møde eller de større events. Lisbeth og Jonas forklarer, at selvom hverdagen rent praktisk er delt op i morgen- eller aftenvagt, så gør de deres ypperste for at få puslespillet til at gå op, så gæsterne møder den MeetingDesigner, der har fulgt netop deres arrangement fra starten og har ansvar for planlægningen. 

Vi tør godt vise vores ansigt”, siger Jonas med et blik, der er mere alvorligt i kontrast til hans ellers meget smilende og lette udtryk. Årsagen til alvorligheden ligger i, at uanset hvor erfaren og skarp man er til at planlægge møder, så er der altid en risiko for, at der sker noget uforudset på selve mødedagen. “Det er os, der får en eventuel klage, da vi har dialogen med mødeplanlæggeren og dermed er forbindelsen mellem huset og gæsten," siger Jonas. Af og til sker der ting, som en MeetingDesigner ikke selv er herre over. “Vi står inde for vores arbejde og stoler på, at vores kollegaer gør deres arbejde så godt, de kan”, siger Lisbeth og tilføjer: “Vi er ét stort team”.

Salg er lig med service, og service er lig med salg
Selvom Lisbeths og Jonas’ speciale er mennesker, relationer og møder, så handler dét at drive møde- og konferencehoteller i sidste ende om den sunde bundlinje. Det er tydeligt, at begge MeetingDesignere er bevidste om aktivt arbejde med salg i processen. “Salg er lig med service, og service er lig med salg”, siger Lisbeth kort og godt. Både Lisbeth og Jonas fortæller, at salg skal være gennemtænkt og skabe værdi for gæsterne. Det handler derfor langtfra om at sælge for salget skyld, men mere om det "intelligente salg", der resultater i en fantastisk oplevelse og merværdi for gæsten. 

MeetingDesignerens fornemmeste opgave er at rådgive og dele af sin særlige erfaring. Hvis virksomheden for eksempel har tænkt sig at bruge penge på en specifik aktivitet, kan en Comwell MeetingDesigner rådgive om, at pengene måske er bedre brugt på andre gimmicks, indslag eller bare et tiltrængt break med forplejning; ud fra et blik på mødeprogram og timing. 

En MeetingDesigner gennemskuer og identificerer lynhurtigt mulige faldgruber og tidsoptimistisk planlægning qua deres specialistviden, og det gør ofte en forskel med den rådgivning, de tilbyder. Lisbeth forklarer, at det kan ske, at gæsten har en klar idé om, at der ønskes en bestemt bordopstilling til mødet, hvor hun og Jonas er dem, der kender hotellet og mødelokalerne ud og ind. Derfor er det ikke er usædvanligt, at der kommer en anden anbefaling fra deres side. Det er også en vigtig del af MeetingDesign, som i dén grad bidrager positivt til den samlede mødeoplevelse. 

Løsninger - The breakfast of champions 
Da jeg spørger lidt kækt til do’s and dont’s i mødeplanlægning, svarer Lisbeth prompte: “Gå aldrig ud fra et møde bare er et møde”. Det er tydeligt, at begge MeetingDesigners arbejder ud fra det samme mantra. Selv med Lisbeths solide erfaring, er der ikke noget, “jeg tager den lige på rutinen”. 

Det underbygger tydeligt dét, som Comwells faste mødegæster fremhæver og værdsætter hos os. Selv til de mest kreative, skæve og utraditionelle idéer mødes de yderst sjældent af et nej. Blandt Comwells MeetingDesigners hedder det, “hvordan” og ikke “om” tingene kan lade sig gøre. Jeg spørger Lisbeth og Jonas, om de kan nikke genkendende til dén arbejdsmåde; altså at finde løsninger for gæsterne, og om de husker et særligt møde, hvor de har løst en specifik udfordring. “Det gør vi jo i vores dagligdag, der finder vi gode løsninger hele tiden”, konstaterer Jonas uden at blinke.