At vælge den rette mødetype kan gøre en stor forskel i, hvordan et møde opleves, og hvilke resultater der opnås. Der findes mange mødetyper, og hver har sine unikke fordele, som passer til specifikke formål. I denne guide får du en gennemgang af de mest populære mødetyper, og hvornår du skal vælge dem, så du kan optimere dine møder og få mest muligt ud af dem.
Vi gør meget ud af en god dialog inden mødet, så vi forstår behovene og kan skabe de bedste rammer i form af f.eks. bordopstilling, forplejning i pauserne og overnatning.
Anine Hertel, MeetingDesigner
Når du skal vælge den rette mødetype, er det vigtigt at tage udgangspunkt i mødeformålet og deltagernes behov. Her er nogle praktiske overvejelser, der kan hjælpe dig med at vælge rigtigt:
Definér formålet: Start med at spørge, hvad mødet skal opnå. Skal I tage beslutninger, generere idéer, eller blot informere deltagerne?
Formålet er den første indikator på, hvilken type møde der er mest passende.
Kend deltagerne: Overvej, hvem der skal deltage. Er det et internt team, eksterne samarbejdspartnere, eller ledere?
Mødetypen skal tilpasses deltagernes niveau af involvering og forventninger.
Tid og ressourcer: Tænk over, hvor meget tid I har til rådighed, og hvilke ressourcer der er nødvendige. Korte møder egner sig til hurtige beslutninger, mens længere workshops kan kræve mere planlægning og ressourcer. Hos Comwell tilbyder vi både halvdagsmøder, dagsmøder og møder med overnatning.
Valg af lokation og faciliteter: Lokation og opsætning kan også påvirke valget af mødetype. Skal mødet være digitalt eller fysisk? Skal der være plads til gruppearbejde, eller er en præsentation mere passende?
Hvis mødet overvejende handler om, at deltagerne skal lytte aktivt, foreslår Anine, MeetingDesigner i Kolding, at vælge en stolebordsopstilling. Og er deltagerne både fysisk tilstede og online, tilbyder Comwell professionelt mødeudstyr til succesfulde hybridmøder.
Overvej mødets dynamik: Ønsker du en åben og fri dialog, eller skal mødet have en mere stram struktur?
Workshops skaber ofte en dynamisk atmosfære, mens formelle møder kræver en mere kontrolleret tilgang.
At tænke over disse elementer kan gøre en stor forskel og sikre, at du vælger den mest effektive mødetype for dit behov.
Møder kan variere fra formelle til uformelle, korte eller lange, og det valgte format kan have stor indflydelse på, hvordan deltagerne interagerer, beslutter, og skaber værdi. At vælge den rigtige mødetype kan optimere deltagerengagement, beslutningstagning og udbytte.
Hvad er det?
Statusmøder er kortfattede møder, ofte afholdt regelmæssigt, hvor deltagerne opdaterer hinanden om igangværende projekter, milepæle og udfordringer. Disse møder er typisk strukturerede med en fast dagsorden, der sikrer, at mødet holdes kort og præcist. God mødeledelse kan være med til at sikre at mødet er effektivt!
Hvornår skal du vælge det?
Statusmøder er ideelle, når der er behov for at holde teamet ajour og sikre, at alle arbejder mod de samme mål. De egner sig godt til teams, der arbejder med projekter, der kræver løbende opdateringer og koordination.
Fordele:
Skaber overblik over projektstatus og fremdrift.
Sikrer, at alle er opdateret og kan handle på ny information.
Giver mulighed for hurtige afklaringer og problemløsning.
Ulemper:
Kan blive rutinepræget og mindre engagerende, hvis der ikke tilføjes værdi.
Risiko for gentagelser, hvis agendaen ikke holdes stram.
Hvad er det?
Brainstormingsmøder er kreative sessions, hvor deltagerne frit kan komme med idéer uden umiddelbar kritik. Målet er at generere så mange idéer som muligt inden for et bestemt emne eller problemstilling, ofte for at finde nye løsninger eller udvikle koncepter.
Læs også vores artikel om brainstorming og bliver klogere på hvad en brainstorming session indebærer!
Hvornår skal du vælge det?
Brug brainstormingsmøder, når der er behov for at udvikle nye koncepter, løse problemer eller finde innovative løsninger. De er særligt effektive i de tidlige stadier af projektudvikling eller ved strategisk planlægning.
Fordele:
Stimulerer kreativitet og åbenhed.
Involverer alle deltagere og giver plads til forskellige perspektiver.
Skaber et rum uden begrænsninger, hvor nye idéer kan blomstre.
Ulemper:
Kan mangle struktur, hvilket kan føre til ustruktureret output.
Kræver en god facilitator for at undgå, at enkelte dominerer diskussionen.
Hvad er det?
Workshops er interaktive møder, der fokuserer på aktiv læring, udvikling eller problemløsning. Deltagerne arbejder ofte i små grupper og bidrager aktivt med deres viden og idéer. Workshops kræver typisk forberedelse og materiale, som deltagerne kan arbejde med.
Hvornår skal du vælge det?
Workshops er ideelle, når der er brug for praktisk arbejde, gruppearbejde, eller når ny viden skal formidles og anvendes med det samme. De bruges ofte i forbindelse med teambuilding, udviklingsprojekter og træningssessioner.
Fordele:
Høj grad af engagement og deltagerinvolvering.
Mulighed for dybdegående arbejde med konkrete udfordringer.
Styrker samarbejdet og kan være med til at skabe nye løsninger.
Ulemper:
Kræver tid og ressourcer at planlægge.
Risiko for at afvige fra hovedemnet, hvis der ikke holdes fokus.
Hvad er det?
Kickoff møder markerer begyndelsen på et projekt, en ny fase eller et initiativ. Formålet er at samle alle involverede, introducere projektet, fastsætte mål og definere roller og ansvar. Det er en vigtig mulighed for at sætte tonen for resten af projektet.
Hvornår skal du vælge det?
Kickoff møder er perfekte ved projektstart, ved lancering af nye samarbejder eller når nye teams skal etableres. Det sikrer, at alle starter med en fælles forståelse af målene.
Fordele:
Skaber en fælles vision og klar retning fra start.
Styrker teamets motivation og sammenhold.
Definerer klart, hvem der gør hvad, og hvad der forventes.
Ulemper:
Kræver grundig forberedelse og planlægning for at være effektivt.
Risiko for at miste fokus, hvis der ikke er en klar dagsorden.
Når mødet handler om at lære hinanden bedre at kende, gør vi brug af de mange områder på hotellet, hvor vi kan stille brætspil frem og en vogn med drikkevarer. Det er ret simpelt og meget effektivt
Anine Hertel, MeetingDesigner
Hvad er det?
Beslutningsmøder har et klart formål: at træffe specifikke beslutninger baseret på fakta, diskussion og konsensus. Møderne er strukturerede og kræver en klar agenda og forberedelse fra deltagerne for at sikre, at alle relevante informationer bliver gennemgået.
Hvornår skal du vælge det?
Vælg beslutningsmøder, når der skal træffes vigtige beslutninger, der kræver input fra flere parter. De er nyttige, når der skal tages stilling til strategiske valg eller løsninger på konkrete problemer.
Fordele:
Effektiv til at nå frem til beslutninger hurtigt.
Sikrer, at alle relevante stemmer bliver hørt og involveret.
Fokuseret tilgang til komplekse problemstillinger.
Ulemper:
Kan være tidskrævende, hvis ikke agendaen holdes stram.
Risiko for at ende i lange diskussioner uden klare konklusioner.
Valget af den rette mødetype kan forbedre samarbejdet, skabe klarhed og sikre, at møderne opfylder deres formål. Ved at kende de mest populære mødetyper og deres unikke fordele, kan du vælge det format, der bedst understøtter dine mødebehov og sikrer de ønskede resultater. Uanset om du skal opdatere teamet, udvikle nye idéer, træffe beslutninger eller lancere et nyt projekt.
Valget mellem virtuelle og fysiske møder kan også spille en rolle i, hvilken mødetype der passer bedst! Læs mere om fordele og ulemper ved de to mødeformer og find ud af, hvilken mødetype og mødeform der passer bedst til dine behov.
